Capitolo IV: L'analisi dei costi dell'outsourcing degli approvvigionamenti con l'A.B.C.: il caso Unitec Gmbh

4.4. I costi dell'esternalizzazione del processo d'approvvigionamento.

Anche l'accertamento dei costi legati all'esternalizzazione del processo d'approvvigionamento si basa sul principio dell'activity based costing.
Nell'ambito di questo lavoro si devono innanzitutto misurare gli effetti della relazione stretta con Unitec, sulle singole attività del processo di approvvigionamento della società in questione.
La fasi della terziarizzazione interessano un periodo di due anni, dal 2001 al 2003, in cui la società cliente ha intrapreso una partnership con Unitec per operare l'Outsourcing degli approvvigionamenti.
L'implementazione di questa decisione è stata graduale presso il cliente, cosicché il processo interno di approvvigionamento dei prodotti di fascia B e C ha subito inizialmente una riduzione del carico di lavoro del reparto acquisti e successivamente si è potuto svolgere il processo per i prodotti di fascia B e C senza la partecipazione del reparto acquisti.
Entrambe queste fasi saranno sviluppate nei paragrafi successivi considerando come dati di partenza la struttura dei costi illustrata nella tabella 4.1. gli effetti dell'Outsourcing sono poi confrontati con la situazione dei costi senza la partnership della Unitec.

4.4.1. I costi dell'esternalizzazione del processo d'approvvigionamento con la partecipazione del reparto acquisti.

Questo paragrafo analizza la fase intermedia all'Outsourcing degli approvvigionamenti, in cui il reparto acquisti partecipa all'approvvigionamento dei prodotti di fascia B e C.
Anche in questo caso saranno rilevati i tempi delle singole attività e la percentuale di caricamento dei costi sulle attività.
L'attività di richiesta di materiale del reparto produzione rimane invariata in questa fase, per cui sia i tempi che le percentuali di caricamento rispecchiano la situazione precedentemente analizzata.

Richiesta di materiale

Tempo (in minuti)

Quota Percentuale

Bisogno di materiale

5

0,57%

Formulazione richiesta RDO

4

0,46%

Richiesta approvazione

2

0,23%

Approvazione

2

0,23%

Emissione RDO

9

1,03%

Solleciti telefonici

5

0,03%

Somma

27

2,55%


Tabella 4. 13: tempi e quote percentuali dell' attività di richiesta di materiale nell'Outsourcing degli approvvigionamenti con la partecipazione del reparto acquisti.

I primi cambiamenti si registrano nell'attività di ordinazione dei materiali del reparto acquisti.
Le 22 ordinazioni del processo interno diventano ora mediamente 5,4 ordinazioni al giorno per materiali di fascia A, B e C.
L'ordinazione per i materiali di fascia B e C dura più a lungo, ma è spedita solo una volta ad Unitec.
La costruzione dell'ordinazione risulta essere ad esempio:


La percentuale dei solleciti verso i fornitori di materiali di fascia A ammonta a:

Ordinazione

Tempo (in minuti)

Quota Percentuale

Ricevere la RDO

35

0,91%

Emettere l'ordine

20

2,81%

Richiedere Conferma

6

0,84%

Distribuire copie

3

0,42%

Archiviare ordinazioni

4

0,56%

Sollecitare i fornitori

7

0,14%

Somma

75

5,68%


Tabella 4. 14: tempi e quote percentuali dell' attività di ordinazione dei materiale nell'Outsourcing degli approvvigionamenti con la partecipazione del reparto acquisti.

Anche nel magazzino cambia l'allocazione dei costi grazie soprattutto agli effetti del servizio della fornitura integrata offerto dalla Unitec, descritto nei paragrafi precedenti.
Le consegne e le verifiche corrispondenti relative all'attività di magazzino risultano ridotte.
Ciò permette anche un miglioramento del flusso logistico dei materiali; gli ingressi merci possono essere organizzati meglio in modo che l'accettazione merci non avvenga in modo irregolare.
Le venti consegne medie si riducono a 4,2 in media al giorno, poiché avviene solo una consegna alla settimana per le merci di fascia B e C. Il controllo della merce ora è eseguito 7,6 volte in media al giorno, infatti, le consegne riguardanti i materiali di fascia B e C richiedono più tempo, in quanto sono materiali differenti tra loro.
L'accettazione e i controlli di merce risultano essere rispettivamente:


e:

con il rilevamento dell'amministrazione dei fornitori da parte della Unitec l'attività si è notevolmente ridotta all'interno dell'impresa cliente.
Unitec identifica e amministra i disturbi di processo che avvengono per le ordinazioni gestite da lei, i chiarimenti con l'impresa cliente durano più a lungo ma sono più rari.
Per cui:


Ricevimento merci

Tempo (in minuti)

Quota Percentuale

Accettazioni di merce

40

5,00%

Controlli di merce

12

2,71%

Chiarimenti con fornitori

20

0,26%

Somma

72

7,97%


Tabella 4. 15: tempi e quote percentuali dell' attività di ricevimento merci nell'Outsourcing degli approvvigionamenti con la partecipazione del reparto acquisti.

Le posizioni ordinate e i relativi costi sono rappresentati su un'unica fattura cumulativa emessa da Unitec mediamente una volta al mese invece di una pluralità di fatture.
Il numero delle fatture scende da 22 a 4,45 al giorno.
Per cui si calcola che in contabilità la percentuale di caricamento per il ricevimento delle fatture è dato da:


La gestione delle fatture non conformi avviene solo una volta e dura 10 minuti:

Controllo delle fatture

Tempo (in minuti)

Quota Percentuale

Ricezione fatture

20

1,55%

Approvazione fatture

3

0,56%

Gestione fatture non conformi

10

0,42%

Somma

33

2,53%


Tabella 4.16: tempi e quote percentuali dell' attività di controllo fatture nell'Outsourcing degli approvvigionamenti con la partecipazione del reparto acquisti.

Anche per l'amministrazione la frequenza per lo svolgimento del pagamento scende da 22 a 4,45 al giorno.
Per cui si avrà:


e:

il tempo per il chiarimento con le banche rimane invece invariato:

Pagamento fatture

Tempo (in minuti)

Quota Percentuale

Pagamento fatture

26

4,02%

Archiviazione fatture

5

0,77%

Chiarimenti con le banche

15

1,04%

Somma

46

5,83%


Tabella 4. 17: tempi e quote percentuali dell' attività di pagamento fatture nell'Outsourcing degli approvvigionamenti con la partecipazione del reparto acquisti.

Sulla base di queste percentuali,si deve ora di nuovo associare i singoli costi alle attività.
Come in precedenza, la prima tipologia di costo riguarda costi per il personale

Costi per il personale

Quota Percentuale

Costi dell'attività

Attività

Reparto di produzione:

0,57%

                5.700,00

Bisogno di materiale

1.000.000

0,46%

                4.600,00

Formulazione richiesta RDO

 

0,23%

                2.300,00

Richiesta approvazione

 

0,23%

                2.300,00

Approvazione

 

1,03%

              10.300,00

Emissione RDO

 

0,03%

                   300,00

Solleciti telefonici

 

2,55%

              25.500,00

Somma per l'attività: richiesta di materiale

Reparto di acquisto:

0,91%

                2.275,00

Ricevere la RDO

250.000

2,81%

                7.025,00

Emettere l'ordine

 

0,84%

                2.100,00

Richiedere Conferma

 

0,42%

                1.050,00

Distribuire copie

 

0,56%

                1.400,00

Archiviare ordinazioni

 

0,14%

                   350,00

Sollecitare i fornitori

 

5,68%

              14.200,00

Somma per l'attività: Ordinazione

Magazzino

5,00%

              10.000,00

Accettazioni di merce

200.000

2,71%

                5.420,00

Controlli di merce

 

0,26%

                   520,00

Chiarimenti con fornitori

 

7,97%

              15.940,00

Somma per l'attività: Ricevimento merci

Contabilità:

1,55%

                2.325,00

Ricezione fatture

150.000

0,56%

                   840,00

Approvazione fatture

 

0,42%

                   630,00

Gestione fatture non conformi

 

2,53%

                3.795,00

Somma per l'attività: Controllo Fatture

Amministrazione:

4,02%

                8.040,00

Pagamento fatture

200.000

0,77%

                1.540,00

Archiviazione fatture

 

1,04%

                2.080,00

Chiarimenti con le banche

 

5,83%

              11.660,00

Somma per l'attività: Pagamento Fatture


Tabella 4. 18: Allocazione dei costi per il personale nell'Outsourcing degli approvvigionamenti con la partecipazione del reparto acquisti.

Sugli ammortamenti strutture e macchine l'imputazione dei costi risulta dalla seguente tabella:

Ammortamenti Stutture e Macchine

Quota Percentuale

Costi dell'attività

Attività

Reparto di produzione:

0,57%

                7.980,00

Bisogno di materiale

1.400.000

0,46%

                6.440,00

Formulazione richiesta RDO

 

0,23%

                3.220,00

Richiesta approvazione

 

0,23%

                3.220,00

Approvazione

 

1,03%

              14.420,00

Emissione RDO

 

0,03%

                   420,00

Solleciti telefonici

 

2,55%

              35.700,00

Somma per l'attività: richiesta di materiale

Reparto di acquisto:

0,91%

                   227,50

Ricevere la RDO

25.000

2,81%

                   702,50

Emettere l'ordine

 

0,84%

                   210,00

Richiedere Conferma

 

0,42%

                   105,00

Distribuire copie

 

0,56%

                   140,00

Archiviare ordinazioni

 

0,14%

                    35,00

Sollecitare i fornitori

 

5,68%

                1.420,00

Somma per l'attività: Ordinazione

Magazzino

5,00%

                5.000,00

Accettazioni di merce

100.000

2,71%

                2.710,00

Controlli di merce

 

0,26%

                   260,00

Chiarimenti con fornitori

 

7,97%

                7.970,00

Somma per l'attività: Ricevimento merci

Contabilità:

1,55%

                   387,50

Ricezione fatture

25.000

0,56%

                   140,00

Approvazione fatture

 

0,42%

                   105,00

Gestione fatture non conformi

 

2,53%

                   632,50

Somma per l'attività: Controllo Fatture

Amministrazione:

4,02%

                1.005,00

Pagamento fatture

25.000

0,77%

                   192,50

Archiviazione fatture

 

1,04%

                   260,00

Chiarimenti con le banche

 

5,83%

                1.457,50

Somma per l'attività: Pagamento Fatture


Tabella 4. 19: Allocazione dei costi per ammortamenti strutture e macchine nell'Outsourcing degli approvvigionamenti con la partecipazione del reparto acquisti.

Per l'energia e consumo materiali risulta:

Energia e consumo materiali

Quota Percentuale

Costi dell'attività

Attività

Reparto di produzione:

0,57%

                1.425,00

Bisogno di materiale

250.000

0,46%

                1.150,00

Formulazione richiesta RDO

 

0,23%

                   575,00

Richiesta approvazione

 

0,23%

                   575,00

Approvazione

 

1,03%

                2.575,00

Emissione RDO

 

0,03%

                    75,00

Solleciti telefonici

 

2,55%

                6.375,00

Somma per l'attività: richiesta di materiale

Reparto di acquisto:

0,91%

                    45,50

Ricevere la RDO

5.000

2,81%

                   140,50

Emettere l'ordine

 

0,84%

                    42,00

Richiedere Conferma

 

0,42%

                    21,00

Distribuire copie

 

0,56%

                    28,00

Archiviare ordinazioni

 

0,14%

                      7,00

Sollecitare i fornitori

 

5,68%

                   284,00

Somma per l'attività: Ordinazione

Magazzino

5,00%

                   750,00

Accettazioni di merce

15.000

2,71%

                   406,50

Controlli di merce

 

0,26%

                    39,00

Chiarimenti con fornitori

 

7,97%

                1.195,50

Somma per l'attività: Ricevimento merci

Contabilità:

1,55%

                   387,50

Ricezione fatture

25.000

0,56%

                   140,00

Approvazione fatture

 

0,42%

                   105,00

Gestione fatture non conformi

 

2,53%

                   632,50

Somma per l'attività: Controllo Fatture

Amministrazione:

4,02%

                1.005,00

Pagamento fatture

25.000

0,77%

                   192,50

Archiviazione fatture

 

1,04%

                   260,00

Chiarimenti con le banche

 

5,83%

                1.457,50

Somma per l'attività: Pagamento Fatture


Tabella 4. 20: Allocazione dei costi per energia e consumo materiali nell'Outsourcing degli approvvigionamenti con la partecipazione del reparto acquisti.

 


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